LES OBLIGATIONS COMPTABLES D'UNE ASSOCIATION

Jusqu'à ces dernières années, la tenue d'une comptabilité ne présentait pas un caractère obligatoire pour une association. Mais en raison de problèmes liés principalement à l'utilisation des fonds publics attribués à ces personnes morales de droit privé, et aux excès de certains responsables considérant la trésorerie associative comme une source de recettes personnelles, la comptabilité est logiquement devenue obligatoire, et relève par ailleurs de rigoureux contrôles, au-delà d'un certain chiffre d'affaires annuel (> 1 Million de francs), effectués notamment par la Cour Régionale des Comptes.

1° L'INTERET DES DOCUMENTS COMPTABLES

- POUR VOTRE ASSOCIATION

La tenue de livres comptables, vous permet de connaitre à tout moment la situation de votre caisse, votre trésorerie, d'établir votre programme d'adhésions et prestations et suivre ainsi la marche de votre activité.

Elle vous permet aussi, en cas de litiges de natures diverses (contestation d'un encaissement d'adhésion, ou de réglement de facture, utilisation des subventions d'exploitation, justification de remboursement de dépenses engagées par le Conseil d'Administration, ...), de fournir toutes preuves de votre bonne foi.

- POUR LES TIERS

Les livres comptables constituent aussi pour les tiers un moyen de preuve; en cas de cessation de paiements, ils permettront de vérifier la régularité des opérations. Notez bien que tout membre ou adhérent a possibilité de prendre connaissance de l'Etat financier de l'association dont il fait partie, Pour quelque raison que ce soit.

2° DESCRIPTION DES DOCUMENTS COMPTABLES

- Le livre journal.

C'est un livre enregistrant jour après jour les opérations de votre activité ou récapitulant au moins mensuellement les totaux de ces opérations, à condition de conserver dans ce cas tous les documents permettant de vérifier les opérations jour après jour.

En fait, la plupart des associations se servent souvent encore d'une main courante ou livre brouillard, qui est une sorte de brouillon sur lequel ils inscrivent les opérations au fur et à mesure.

Mais le livre-journal se présente rarement sous la forme d'un livre unique comportant toutes les opérations affectant le patrimoine de votre association.

C'est ainsi que de nombreux journaux auxiliaires en fonction de l'importance prise par votre activité, peuvent compléter le journal unique; journaux d'achats, de ventes, d'effets à payer ou à recevoir, de caisse, banque, chèque postaux, opérations diverses, dont les modèles sont adaptés à chaque catégorie d'opérations.

- Le livre d'inventaire.

Les comptes annuels sont établis à la clôture de l'exercice au vu des enregistrements comptables. Ces comptes annuels comprennent: le bilan, le compte de résultat, et une annexe; ils forment un tout indissociable.



L'article 6 du décret du 29 novembre 1983 définit l'inventaire comme un relevé de tous les éléments d'actif et de passif, au regard duquel sont mentionnées la quantité et la valeur de chacun d'eux à la date d'inventaire.

Le bilan et le compte "pertes et profits" sont copiés sur le livre d'inventaire. Le bilan est un tableau en deux parties: la situation active et passive de l'association.

- Les lettres reçues et employées.

Les correspondances reçues et les copies de lettres envoyées doivent être classées et conservées.

- Le grand livre.

Il est indispensable à toute comptabilité. Il est constitué par l'ensemble des comptes.

- Le livre de paie. (articles L. 143-5 et R. 143-2 du Code du Travail).

Il est obligatoire pour tout employeur. Il reproduit les mentions portées sur les bulletins de paie, et sa tenue répond aux mêmes règles que les livres de commerce. Il doit être conservé 5 années après sa clôture (loi 54-301 du 20 mars 1954).

3° TENUE DES LIVRES COMPTABLES

Les écritures comptables doivent être effectuées au jour le jour et correspondre aux mentions portées sur des pièces justificatives qui doivent être soigneusement conservées.

Les écritures comptables ne doivent pouvoir ni être ajoutées ni intercalées ultérieurement, ce qui implique aussi que les pages, fiches ou cartes qui les portent ne pourront être ni supprimées, ni ajoutées, ni refaites sans qu'une trace matérielle révèle ces modifications.

La valeur probante de la comptabilité dépend de l'observation de ces règles.

Enfin ces documents comptables, correspondances reçues, et copies de lettres envoyées doivent être classées et conservées pendant 10 ans (article 16, alinéa 2 de la loi du 30 avril 1983).

N.B. Pour tout développement ayant trait à la production de livres en justice, d'inobservation des règles sur la tenue des livres et éléments plus détaillés de techniques comptables, nous vous invitons à consulter les forts nombreux ouvrages consacrés aux droits et obligations des associations, et surtout prendre rendez-vous avec un cabinet comptable de votre localité. Ses responsables sauront vous écouter, vous conseiller les techniques comptables les plus
appropriées à votre association, enfin vous proposeront certainement d'assurer un suivi régulier (mensuel) de votre comptabilité, afin d'en vérifier sa bonne tenue, et d'en certifier le cas échéant les comptes. Consultez, s'il le faut, plusieurs cabinets comptables, le coût de leurs prestations pouvant sensiblement différer en fonction de leurs natures.

Telles sont les obligations comptables auxquelles votre association est soumise. Il est facile de constater à quel point une entité, considérée à but non lucratif, révèle par le sérieux de sa comptabilité, l'importance qu'elle possède dans la vie économique de notre pays. C'est pourquoi vous ne serez nullement surpris d'observer la stricte similitude des livres et dossiers à tenir pour une entreprise commerciale (ou dans l'exemple étudié ci-après, du travailleur indépendant), que ceux fournis par une association.

Intéressons-nous maintenant au cadre pratique d'une création associative.