LES ASPECTS PRATIQUES D'UNE CONSTITUTION ASSOCIATIVE

La création officielle de votre association effectuée, il sera nécessaire d'entreprendre un ensemble de formalités complémentaires, ne présentant pas de caractère juridique obligatoire, mais indispensable au départ d'activités de cette dernière.

Ces étapes sont les suivantes:

1° Ouverture de compte bancaire

Votre association engageant des dépenses, bénéficiant de recettes privées (adhésions), et publiques (subventions, prises en charge de salaires), il est indispensable à celle-ci d'être titulaire d'un compte courant. Le choix de la banque relèvera des seules décisions du Conseil d'Administration, mais il est important de ne pas croire que les différentes agences proposent les mêmes avantages et conditions d'utilisation de compte. Alors que certaines ne vous autoriseront qu'à une simple ouverture, sans facilités de caisse (découvert), certaines autres plus conciliantes, parce que souvent plus impliquées dans le monde associatif, vous faciliteront considérablement le développement de vos activités, en autorisant, découvert, crédit, cessions de créance (cessions Loi Dailly*). Il est donc préférable de contacter plusieurs banques avant de faire un choix définitif. Par ailleurs, rien ne vous empêche, dans un soucis, par exemple, de clarté comptable, d'effectuer dans deux banques, une ouverture de compte destinée à recevoir les recettes privées destinées au réglement des charges externes (dépenses de fonctionnement), et un compte ne recevant que des recettes publiques destinées à des dépenses précises (charges de personnel, financières, subvention d'équipement). N'oubliez pas que la banque doit, avant tout, être un partenaire dont la mission est d'aider à la croissance de son client, à optimiser ses résultats, et pas un guichet austère encaissant le produit de vos activités, et vous relançant à la moindre difficulté.

Quel que soit votre choix, il sera nécessaire afin de procèder à l'ouverture du compte courant, de remettre à l'agence un extrait de la délibération de l'Assemblée Générale désignant les personnes habilitées à faire fonctionner le compte, avec possibilité de désigner un mandataire (personne intervenant en cas de vacance des personnes initialement désignées). Il vous faudra ensuite retourner complétés, certains documents accompagnés des photocopies de cartes d'identités des personnes autorisées à l'accés au compte, ainsi qu'une photocopie du récepissé de dédaration, et si nécessaire photocopie de parution au Journal Officiel. Puis, dans les jours suivants, vous recevrez chéquier, et pourrez alors entreprendre tous actes commerciaux dans le cadre du développement de votre association.

* La cession Dailly est une procédure permettant à une banque de procéder au "rachat" d'une créance de client (principalement une créance publique), permettant au même client de recevoir la somme en attente, de sa banque agissant alors en qualité d'intermédiaire, moyennant perception de frais de transactions (taux variables en fonction des agences). Prenons un exemple: supposons que vous soyez en attente d'une subvention de 50.000 francs (7.621,95 euros), du Conseil Général de votre département, mais que celle-ci ne puisse être affectée avant quelques semaines, la banque moyennant production d'une attestation du créancier (le Conseil Général) apportant toutes précisions relatives à cette subvention, à ceux qui l'ont accordé, et sa date probable de versement, pourra vous créditer la somme équivalente (moins les frais de transaction), la banque se chargeant par la suite, de récupérer au titre de la cession conclue, les 50.000 francs (7.621,95 euros) de subvention. Ce procèdé est irnportant, principalement dans le cadre du maintien de solde créditeur en cas de retard de versement.

2° Local associatif

Cette étape est indispensable, mais elle peut faire l'objet de choix divers: il pourra s'agir d'une location, mais aussi d'une demande de prêt de salle à la municipalité, ou bien débuter vos activités de votre domicile en faisant usage d'une pièce indépendante. Votre choix se déterminera en fonction du budget initial de votre structure, des perspectives de développement, ou des accords conclus avec votre banque.

Il est en général préférable de séparer le cadre de vos activités professionnelles de votre vie privée, c'est pourquoi la location d'un bureau parait être la solution la mieux adaptée. Il n'est nul besoin d'un local commercial, spacieux, moderne, avec vitrine, puisqu'en fonction de vos activités, deux pièces suffisent, l'une permettant l'attente de vos adhérents ayant pris rendez-­vous, l'autre étant votre pièce de travail regroupant bureau, matériel administratif, ouvrages de référence où vous accueillerez vos clients. Si l'on inclue un coin toilettes obligatoire, il est possible de prendre possession de locaux d'une superficie de 35 m2, pour environ 1.500 francs (228,65 euros) par mois. Dans le cadre de recherches de locaux, nous ne saurions trop vous conseiller de traiter toute transaction directement avec le propriétaire, ce qui vous évitera de nombreux frais supplémentaires, si vous deviez passer par une agence immobilière. La conclusion d'un accord locatif passera par la rédaction d'un contrat (un bail) à durée variable, ce dernier devant être accompagné d'un état des lieux avant de vous établir. Sachez qu'il vous en coûtera en général, une caution correspondante à deux mois de loyer, récupérable lorsque vous quitterez les lieux, + le loyer pour le mois en cours.

Dans le cas où vous ne souhaitez pas louer un local, il existe une solution envisageable, mais dont les probabilités d'aboutissement sont soumises au bon vouloir de votre municipalité. Une association légalement déclarée peut, en effet, faire une demande de mise à disposition grâcieuse (gratuite) d'un bureau. Mais ces attributions dépendent de nombreux facteurs comme la taille de la commune, le nombre d'associations déjà existantes en attente, la nature du local mis à disposition, la durée d'attribution de ce local, la situation géographique de celui-ci, sans oublier de prendre en compte la dose de bonne volonté de la municipalité, à l'égard de projets mis en place par des jeunes. Cette solution existe donc et rien ne vous empêche de faire une demande, mais il ne s'agira à l'évidence que d'une solution provisoire. Cependant, aucune possibilité n'est à négliger. D'ailleurs, en envisageant que votre demande soit satisfaite et que vous puissiez faire usage d'une pièce située au sein même de l'Hôtel de Ville, cet emplacement assurerait une crédibilité sans faille de votre initiative.

Enfin, il reste également la possibilité de débuter vos activités, du domicile d'un des membres composant l'association. C'est une éventualité gratuite, vous permettant d'installer au plus vite le cadre de vos actions, mais cela suppose au moins la possession d'une pièce libre vous permettant d'installer votre bureau, fournitures et matériels divers. Solution certes rapide, mais devant entraîner certaines modifications dans la vie privée de l'habitant (distinguer notamment les consommations électriques et téléphoniques relevant du travail associatif ou de la vie personnelle), savoir également protéger le cadre familial du cadre professionnel, en ne tolérant, par exemple, aucune visite en dehors des heures dites d'ouverture. I1 peut donc s'agir d'une solution attractive puisque gratuite, permettant aussi d'être proche géographiquement de vos clients potentiels, à condition de réglementer strictement les phases professionnelles, des instants privés auxquels n'importe qui peut prétendre.

Phases annexes, si local associatif loué:

3° Assurances liées à l'activité

L'assurance de votre bien mobilier est obligatoire, peu coûteuse, vous permettant de vous protéger de la plupart des risques (incendie, vol, dégradations, ...). Attention, le défaut d'assurance peut être une clause de rupture de bail locatif et peut entraîner votre départ.

Mais plus que le respect d'une clause du contrat de location, il s'agit surtout de garantir financièrement le remboursement de dommages de toutes natures, qui pourraient, sans assurance, être à votre charge.

4° Contrats divers: Télécom, EDF

Ces contrats seront à conclure aux agences administratives respectives. I1 ne s'agira en général que de simples abonnements et location d'appareil(s) téléphonique(s), pour lesquels au même titre qu'une ouverture de compte bancaire il vous faudra attester de l'enregistrement officiel de votre association, en fournissant exemplaires de statuts, photocopies de récepissé de déclaration et parution au Journal Officiel, et son adresse, par documents locatifs, ou accord écrit du propriétaire. Ces abonnements peuvent être effectifs en moins de deux jours, (il sera particulièrement utile d'obtenir rapidement le numéro attribué de votre ligne téléphonique, notamment dans le cadre de la mise en place parallèle à votre création, de votre campagne promotionnelle, où votre téléphone devra figurer).

5° Besoins matériels

Il est difficile d'indiquer une liste précise de vos besoins matériels, mais vous aurez certainement intérêt à faire acquisition de biens mobiliers (bureau, sièges, bibliothèque), de fournitures administratives (stylos, ciseaux, colle, trombone, papier, adhésif, enveloppes, ...), de fournitures comptables (facturier, journal de caisse, livres divers), cet ensemble d'éléments ne devant pas représenter un investissement important, mais qu'il faudra évidemment, régulièrement renouveller au fil de l'utilisation.

6° Documentations (livres, guides, abonnements)

L'étude de cet ultime aspect pratique revêt un caractère absolument indispensable. La base de vos références, vos conseils, reposera sur les recueils, ouvrages, revues, guides, fascicules que vous aurez acquis à votre départ d'activités, et que vous compléterez par la suite. Nous ne pouvons vous donner références d'ouvrages, auteurs et éditeurs, vous aurez néanmoins toutes possibilités d'obtenir ceIles-ci en librairies spécialisées, ou centres de documentation. A titre indicatif, voici simplement dans quels cadres administratifs effectuer vos recherches et achats:

- Les assurances, les banques
- Les guides pratiques de droits et démarches
- Le droit commercial, droit des affaires
- Le droit de la consommation
- La fiscalité
- Le droit de l'immobilier
- Le droit public, droit administratif
- Le divorce
- Le droit civil
- Le droit des femmes
- Les successions, testaments et donations
- Le code du travail, code pénal
- Les accidents du travail
- Les licenciements
- Les régimes sociaux, la sécurité sociale, les syndicats professionnels
- Les finances, la gestion ...

Par la suite, il vous sera possible et conseillé, de vous abonner à diverses revues spécialisées vous informant des nouvelles dispositions légales, et modifications dont il faudra tenir compte pour conseiller vos adhérents.

Au terme de ces différentes acquisitions, votre association sera juridiquement née et pratiquement constituée. A ce stade, vous allez maintenant prendre connaissance des phases relatives au départ d'activité et à son développement. Mais auparavant, puisque celles-ci sont communes à toutes formes de structures, intéressons-nous au deuxième cadre juridique choisi: le travailleur indépendant.